ABWは「広大なオフィスの多彩なワークスペース」がなければ成立しないのでしょうか？いいえ、組織の規模や状況に応じて、取り入れ方は十人十色。スモールオフィスにおいても、ちょっとした工夫で従業員の創造性が刺激され、お互いのコミュニケーションを促すことができます。

会社が小さいと、ABW導入は難しいのか？

「ABWは魅力的だと思います。でも、スモールオフィスで何ができるのですか？」そんな疑問に向き合ってみましょう。まずは条件にもよりますが、スモールオフィスでもABWを取り入れることは可能です。では、導入する場合のメリットとデメリットを挙げて、レイアウトの具体的なイメージを膨らませていきましょう。

メリット

企業規模が小さければ経営者の決断が速く、機動力が強みとなるでしょう。新しいアイデアを素早く取り入れることが可能となります。時間もコストも抑えながら、臨機応変にトライアルから始めやすいといえます。

デメリット

スモールオフィスでは限られたスペースでオフィスのレイアウトをすることになるため、自然と選択肢は限られます。そのため、希望通りの施設設備を導入できない可能性があります。

取り入れやすい基本の施設設備

省スペースで取り入れやすい施設設備についてご紹介します。導入の目的により、優先順位をつけて検討を進めるとよいでしょう。

１．執務スペース（作業場所）
２．集中スペース（個別ブース）
３．コミュニケーションスペース（会議室）
４．リフレッシュスペース（休憩室）

１．執務スペース

会議室や応接室などの個室以外、オフィス内の大部分を占める場所が執務スペースです。執務スペースは、大多数の従業員が出社時にもっとも長い時間を過ごす場所です。出社したくなるオフィスにするために工夫のしがいがあり、存在感がある場所といえます。
このスペースについても、従業員全員の意見を細かく吸い上げましょう。必要席数と予算に応じて、「より働きやすくするために何が必要か」を考えていきます。

２．集中スペース

個人が集中して作業できるスペースです。

このような個室ブースを使えば、遮音性が優れているため静かな環境で作業に集中できるようになり、機密情報やオンライン会議でのプライバシーを守れます。また、オフィス内の騒音問題を解決し、効率的なスペース利用ができるというメリットもあります。

また、パーテーションなどを利用して間仕切りを立てるという方法もあります。個室ブースに比べて設置が手軽でレイアウト変更の柔軟性も高いため、より一般的な方法といえます。防音効果のある素材にするか、どの程度まで囲うかなどは、予算とこだわりによって決めていきます。用途に応じて検討しましょう。

３．コミュニケーションスペース

応接室やミーティングルームとして使用します。来客の頻度、機密情報の程度など、業務内容や想定人数、用途に応じて具体的に検討をするとよいでしょう。もちろん、使用しない時間帯は他の目的で利用することもできます。

次に、スクリーンとプロジェクターを設置したオープンなミーティングルームをご紹介します。ソファー裏側をカウンターデスクにすれば、参加者の増加にも対応できます。カフェスペースと隣接させることで、セミナー会場やリラックスしたコミュニケーションの場として、汎用性をもたせることもできます。

４．リフレッシュスペース

ランチ時間は休憩スペース、それ以外の時間帯は執務スペースとして開放するなどの運用をお勧めします。時間帯で使用目的を区切ったスペースに複数の役割を兼務させるのは、省スペースでABWを導入するためには必須の工夫です。　

スペースの有効活用のために、窓際や壁際の直線を利用したカウンター席を作る方法はいかがでしょう。こちらに座っていると人の視線が気にならないので、リラックス効果や安心感を得ることができます。

パントリーやキッチンカウンター、冷蔵庫、電子レンジなどといった設備が隣接していれば、より便利です。このスペースを充実させることで福利厚生が充実しているという印象が強くなり、エンゲージメント向上にも役立ちます。

ABW導入後の未来予想図を思い描こう

さらに風通しがよくなり、フラットなコミュニケーションが多く生まれる

ABWを導入すると固定席がなくなり、風通しの良い組織文化の醸成に役立ちます。例えば、社長と新入社員が隣に座ることも増えます。今まで接することが少なかった人物の顔が見えて、声が聞こえてきます。近くにいることで、お互いのやり方や考え方、知らなかった一面に触れることができます。「最近、なんとなく会社の雰囲気が変わったよね」「以前より上司とも話しやすくなった気がする」という声が聞こえてくるかもしれません。

広大なオフィスでABWを取り入れると、誰がどこにいるかわからないという問題が生じてしまいます。しかしスモールオフィスでは同様の問題は起こりにくく、よりお互いを近くに感じながら、もっと広く全体を見渡せるようになるでしょう。

物や情報の管理には注意が必要です

人にもよりますが、長く在籍している従業員ほど自席の引き出しや机上に私物を溜め込みやすい傾向があります。中には、整理整頓が行き届かない従業員がいるかもしれません。

オフィスをフリーアドレス化する際は、クリアデスク（クリーンデスク）のルール化が必須です。クリアデスクとは、離席時や退社時、机上に個人情報が記載された書類や記憶媒体（USBなど）を放置しないことです。デスクは従業員の共有物ですから、移動する際は机上に何もない状態にすることを忘れずに行い、荷物が放置されることによる占有化を防ぎましょう。クリアデスクを徹底するには、PCや私物を入れる個人のためのロッカーも必要となります。

自席がなくなることで、これまで以上にセキュリティへの配慮が求められます。クリアデスクの徹底は、廃棄・盗難・紛失による情報漏洩対策にもなります。

テレワークできる職場環境が当たり前に

コロナ禍を経て、テレワークできる職場環境は当たり前に（職種にもよりますが）なってきました。人手不足が深刻化する中、多様な働き方ができる職場環境は魅力的です。テレワークから一歩進んだABWの導入を検討する企業も増えています。

「ABWはオフィスに豊富なスペースがないと不可能ではないか」という疑問に対して、今回はスモールオフィスにおけるABWの取り入れ方のヒントを写真と共にご紹介しました。ちょっとした工夫で、従業員同士のコミュニケーションが活性化される仕掛けを作ることができると、おわかりいただけましたか？

テレワークで培ったリモート環境をベースに、できる部分からスモールスタートで。今のテレワークからもう一歩先のABWへ、踏み出してみましょう。

今後のコンテンツ配信について

今後も「お役立ち情報」として、この場で動画とコラムを掲載していきます。どうぞご期待ください。